Het lokaal bestuur van Berlaar draagt het welzijn en het welvoelen van de medewerkers hoog in het vaandel. In de organisatie vertaalt zich dat onder meer in een werkkader met aandacht voor tijds- en locatieonafhankelijk werken, wat ruimte biedt voor vrijheid, vertrouwen en een goede balans tussen je professionele en je privéleven.
De introductie van dat nieuwe werkkader vroeg een verandering in onze manier van werken, maar we geloven dat gelukkigere medewerkers voor meer werkgoesting, een efficiëntere werking en een hogere productiviteit zorgen. Als Baanbrekende Werkgever willen we dan ook het welzijn van onze medewerkers laten primeren.
Cindy en Tine van onze personeelsdienst lichten graag toe hoe we tot dat nieuwe werkkader kwamen.
Wat zijn de belangrijkste uitgangspunten in dit nieuwe werkkader?
"Hét uitgangspunt voor het nieuwe werken in Berlaar was het principe van tijds- en plaatsonafhankelijk werken. Voor ons ligt daarom niet meer vast waar en wanneer het werk moet worden uitgevoerd. Een medewerker kan, uiteraard telkens in samenspraak met de leidinggevende en rekening houdend met de noden van de dienst(verlening), ervoor kiezen om thuis te werken of op locatie. De medewerker kan ook tussen 6 uur 's morgens en 22 uur 's avonds zelf zijn eigen uurrooster op een soepele manier inplannen. Heb je in de namiddag een verplichting waar je niet buiten kan? Dan hoef je niet noodzakelijk verlof te nemen, maar kan je voor en na je afspraak je werk plannen.
We werken daarbij rond drie pijlers: autonomie, vertrouwen en verantwoordelijkheid. Telewerk is een aanbod, en gebeurt dus steeds op vrijwillige basis. Per dienst hebben we teamcharters uitgewerkt, die de belangrijkste afspraken rond dienstverlening vastleggen. Alle vrijheid moet dus steeds afgestemd worden op vereisten rond permanentie en bereikbaarheid van de dienstverlening.
Naast de mogelijkheid om op een soepele manier thuis te kunnen werken, introduceerden we op onze eigen locaties ook 'flexplekken'. Werknemers hebben geen vaste werkplek meer. Wanneer ze op locatie komen werken, zullen ze een werkplek moeten reserveren. Op die manier ontstaat er niet alleen een nieuwe kruisbestuiving over de diensten heen, maar krijgt de medewerker ook op locatie de vrijheid om zijn werkplek af te stemmen op de noden van zijn taken die dag."
Wat was de aanleiding of de reden voor de introductie van dit werkkader?
"Er bestond in ons bestuur al langer interesse om naar een flexibel werkkader te evolueren. Zo werd er voor de coronacrisis al gewerkt met o.m. soepele werktijden. De coronapandemie heeft alles echter verder in een stroomversnelling gebracht. Thuiswerken werd in een bepaalde periode verplicht, waardoor we sneller moesten schakelen. Mede dankzij de inzet van onze medewerkers (zoals de IT-dienst, logistieke dienst, ...) om alles snel en efficiënt mogelijk te maken, stelden we vast dat dit systeem uitstekend bleek te werken.
Omdat er op locatie een veilige afstand nodig was, werden de werkplekken op onze locaties tijdens de coronacrisis anders ingericht. De werking van de flexplekken werd zo ingevoerd en omdat er door telewerk uiteindelijk minder bureaus dan medewerkers op locatie overbleven, bleek ook dit systeem te werken en voldoende te zijn."
Wat zijn de voordelen?
"In eerste instantie kan je sowieso je eigen puzzel tussen werk en privé veel makkelijker leggen. Dat heeft een gunstige invloed op het welzijn van onze medewerkers, zorgt voor een groter algemeen gevoel van (zelf)vertrouwen en verhoogt de betrokkenheid met onze organisatie.
Omdat we iedereen vertrouwen en verantwoordelijkheid kunnen geven, wordt dit bij de meeste collega's als een groot voordeel ervaren. De ene medewerker haalt veel voordeel uit het plaatsonafhankelijk werken (waarbij je je locatie afstemt op je taken), voor de andere is tijdsonafhankelijk werken (waarbij je je werkuren afstemt op je agenda) de grootste troef. Deze hoge mate van flexibiliteit biedt hen meer werkgeluk. Heel wat collega's zien het nieuwe werkkader als een pluspunt waarvoor ze graag naar Berlaar komen en er met plezier blijven werken.
Er ontstaan zo bovendien ook meer mogelijkheden om onze klanten verder te helpen. De dienstverlening blijft steeds op de eerste plaats staan. Door je tijd en je werk flexibel in te delen en goede afspraken te maken, kan je een meer flexibele dienstverlening aanbieden."
Welke uitdagingen stelt dit nieuwe werkkader voor de personeelsdienst of de organisatie? En hoe gingen we daar mee om?
"De omschakeling van systeem volledig gericht op locatiewerken naar een systeem van flexwerken, met inbegrip van een uitgebreide mogelijkheid tot thuiswerken en een systeem van flexplekken gebeurde erg snel. Dat vroeg een aanpassing van al onze medewerkers, wat soms voor spanningen zorgde.
Zo is het systeem van flexwerken bijvoorbeeld alleen toegankelijk voor administratieve medewerkers. Voor sommige collega's van bepaalde diensten is dat systeem niet haalbaar omdat locatiewerk inherent is aan de job. Daar willen we zeker aandachtig voor blijven.
Maar medewerkers mogen ook elkaar niet uit het oog verliezen. Sinds de coronacrisis is de verbinding en de connectie onderling een belangrijke maatschappelijke tendens geworden. Voor een medewerker is het cruciaal om zich verbonden te voelen met de dienst en de organisatie. We proberen daarvoor de nodige acties te voorzien, waarbij we inzetten op onderlinge verbinding. We merken dat dit een belangrijke troef is in ons bescheiden lokaal bestuur.
Elke medewerker heeft tot slot een eigen filosofie over telewerk en locatiewerk. Die verschillende denkwijzen met elkaar verzoenen is niet altijd evident. Het vraagt ook een andere manier van leidinggeven. De accenten liggen hier voornamelijk op vertrouwen, welzijn en de te behalen resultaten. Als leidinggevende moet je voldoende aandacht besteden aan de mens achter de medewerker."
Welke tips heb je voor de implementatie van zo’n nieuw werkkader?
"Straal vooral vertrouwen in je mensen uit, benadruk dat je vertrekt vanuit dit uitgangspunt. Geef aan dat dit betekent dat je er vertrouwen in hebt dat de werknemer zelf de correcte afweging tussen privé- en dienstbelang kan maken. Blijf openstaan voor verbeterpunten en aandachtspunten, en communiceer daar ook open over.
Goede afspraken maken in dit geval ook goede collega's. Leg vast wat er nodig is om permanentie, dienstverlening en verbinding te kunnen blijven garanderen. Tussentijdse, informele contacten met de leidinggevende en naaste collega's zijn essentiële elementen voor het welzijn van de hele organisatie, de dienstverlening en je eigen dienst. Alleen zo kan je jouw vrijheid om tijds- en plaatsonafhankelijk te werken ten volle benutten."
Ook zin om bij Berlaar aan de slag te gaan?